Politique de confidentialité

ClinicPilot est une application de bureau pour Mac et Windows. Elle aide les cliniques paramédicales qui utilisent Jane, Walnut EMR, Cliniko, Juvonno ou Universal Office à voir leur horaire et à combler les rendez-vous vides. La présente politique indique ce qui reste sur votre ordinateur, ce qui nous parvient et comment le faire corriger ou supprimer. Elle vise clinicpilot.net et l'application ClinicPilot. Si votre clinique est située hors du Canada, la page Clinics outside Canada (en anglais) ajoute ce que la loi de ce pays exige et fait partie de la présente politique.

ClinicPilot est un service de Sanskan Digital Services Inc., une société ontarienne située au 6109 Starfield Crescent, Mississauga, Ontario, Canada. Dans la présente politique, « nous » désigne Sanskan Digital Services Inc. Les avis juridiques doivent être envoyés à karthik@clinicpilot.net.

En bref

• Nous ne recevons, ne conservons ni ne traitons jamais les renseignements personnels de vos patients. Ils restent sur l'ordinateur de votre clinique.
• Nous conservons votre compte, le nom et l'adresse de votre clinique, votre facturation, ainsi que les diagnostics et les messages de soutien que vous choisissez de nous envoyer.
• ClinicPilot n'envoie jamais de messages à vos patients et ne les appelle jamais. Votre clinique envoie elle-même les offres.
• Si votre clinique a utilisé notre ancienne version Web, sa copie reste sur clinicpilot.net seulement jusqu'à ce que vous la transfériez dans l'application. Voir ci-dessous.

Ce qui reste sur votre ordinateur

L'application copie votre horaire à partir de votre logiciel de gestion, en lecture seule, sur l'ordinateur où elle est installée. Elle utilise le lien de calendrier que Jane ou Walnut EMR vous fournit, une clé d'API pour Cliniko ou Juvonno, ou notre agent installé sur votre serveur Universal Office. Elle n'écrit jamais dans aucun de ces systèmes.

Les patients, les rendez-vous, les rapports et les notes restent sur cet ordinateur, ainsi que dans les fichiers de sauvegarde chiffrés que vous choisissez de conserver. Ils ne nous sont pas transmis. Votre clinique est responsable de ces renseignements et de l'ordinateur sur lequel ils se trouvent.

Ce qui quitte votre ordinateur et nous parvient

Seulement ces six éléments :

• Une vérification de licence, une fois par jour. Elle ne transmet qu'un code de licence.
• L'association d'un ordinateur à votre compte. Un code à usage unique, un secret haché, le nom de l'ordinateur et le numéro aléatoire de cette copie.
• Un signalement, à chaque démarrage de l'application, à chaque étape de la configuration, puis une fois par jour. Un numéro aléatoire propre à cette copie de l'application; la version de l'application et le type d'ordinateur; l'avancement de la configuration; le nom, le logiciel de gestion et le fuseau horaire de votre clinique; le nom et le courriel du propriétaire de la clinique (avant la création de la clinique, le courriel de la personne qui s'inscrit, et le courriel saisi au premier écran de l'application, s'il y en a un); la fin de l'essai gratuit; si l'ordinateur est associé; de quel de nos courriels l'application a été ouverte, si vous avez appuyé sur Ouvrir ClinicPilot sur la page de téléchargement; et des totaux seulement : le nombre de patients, de praticiens et de visites des 30 derniers jours, et le nombre de patients que votre accueil a joints et qui ont réservé grâce à ClinicPilot, et la valeur de ces réservations. Jamais quels patients : aucun nom, aucune coordonnée, aucun rendez-vous. Les vérifications de mise à jour de l'application transmettent le même numéro aléatoire.
• Les diagnostics, uniquement lorsque vous appuyez sur Envoyer. Vous voyez exactement ce qui sera transmis avant l'envoi : la version de l'application, le type d'ordinateur, le système de gestion que vous utilisez, les options activées, les codes d'erreur de synchronisation, des nombres présentés sous forme de fourchettes et le nombre de fois où l'application a planté.
• L'aide de l'IA, sauf si le propriétaire de la clinique la désactive dans les Paramètres.Lorsque vous téléversez un rapport : le nom de ses colonnes, le type de contenu de chacune et jusqu'à trois exemples de dates, de montants ou de statuts. Au plus une fois par jour : la forme des titres de vos rendez-vous, tous les noms masqués. Jamais le nom, les coordonnées ou la ligne d'un patient. Nous la transmettons à Groq pour obtenir une réponse.
• Les messages de soutien que vous rédigez. Les noms, numéros de téléphone et adresses courriel des patients sont retirés sur votre ordinateur avant que le message le quitte.

Un filtre de confidentialité intégré à l'application bloque toute requête contenant le nom, le numéro de téléphone, l'adresse courriel ou le numéro de carte santé d'un patient.

Ce que nous conservons sur clinicpilot.net

• Votre compte : votre nom, votre adresse courriel, votre mot de passe, conservé uniquement sous forme de hachage à sens unique, et votre secret de connexion en deux étapes
• Le nom et l'adresse de votre clinique
• La facturation : votre forfait et l'état de votre abonnement. Les données de carte sont transmises directement à Stripe. Nous ne voyons ni ne conservons jamais de numéro de carte.
• Les liens de licence : les ordinateurs associés à votre compte
• Le dernier signalement de chaque copie installée, comme décrit ci-dessus : la clinique et le propriétaire auxquels elle appartient, l'avancement de la configuration, le nombre d'ouvertures, la fin de l'essai et les totaux, ainsi que le pays, la région et la ville d'où provenait son premier signalement
• Les rapports de diagnostic et les messages de soutien, comme décrit ci-dessus
• Les téléchargements de l'application et de ses mises à jour : quel fichier, quand, et le pays, la région et la ville d'où provenait la demande, déduits de son adresse Internet; pour une mise à jour, le numéro aléatoire de la copie; et, si vous veniez d'un lien dans l'un de nos courriels, la personne à qui ce courriel avait été envoyé. Nous ne conservons pas l'adresse

Nous envoyons aux titulaires de compte des courriels de service, comme des codes de connexion, des invitations et des avis de facturation. Les liens de nos courriels vers notre site Web portent un code indiquant à qui le courriel a été envoyé, pour que nous sachions qui a téléchargé l'application et puissions l'aider à la configurer. Notre site conserve ce code dans un témoin (cookie) pendant 90 jours, sauf pour les visiteurs du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen.

Cliniques qui ont utilisé notre ancienne version Web

Avant l'application de bureau, ClinicPilot fonctionnait sur clinicpilot.net. Si votre clinique a utilisé cette version, la copie des renseignements de votre clinique qu'elle détenait, y compris les renseignements sur les patients et les rendez-vous lus dans votre logiciel de gestion, reste sur clinicpilot.net, dans notre base de données hébergée par Supabase au Canada, jusqu'à ce que vous la transfériez dans l'application de bureau. Une fois qu'elle se trouve sur votre ordinateur, vous pouvez demander, à partir de l'application, la suppression de la copie du site Web. Nous vous enverrons par courriel un préavis de 30 jours avant de supprimer toute copie qui n'a pas été transférée, et nous la supprimerons à la fin de ce préavis.

Messages aux patients

ClinicPilot n'envoie jamais de messages à vos patients et ne les appelle jamais. L'application aide votre personnel à rédiger une offre. Votre clinique l'envoie à partir de son propre courriel, de son propre téléphone, de WhatsApp ou de son propre logiciel de gestion. Il incombe à votre clinique d'obtenir le consentement de chaque patient et de respecter les demandes de cesser.

Comment nous utilisons les renseignements

• Pour gérer votre compte, vérifier votre licence et facturer votre forfait
• Pour régler les problèmes et répondre aux messages de soutien
• Pour assurer la sécurité des comptes

Nous ne vendons pas de renseignements, ne les communiquons pas à des fins publicitaires et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA.

Témoins sur notre site Web

• __Host-cp_session vous garde connecté à clinicpilot.net : il expire après 12 heures d'inactivité, après 7 jours au plus, et sur tous vos appareils lorsque vous vous déconnectez.
• __Host-cp_signin dure 15 minutes, entre la saisie de votre mot de passe et celle du code de votre application d'authentification.
• __Host-cp_admin_mfa est utilisé uniquement par le personnel de ClinicPilot, pendant 12 heures après la saisie d'un code d'authentification pour ouvrir la zone d'administration.

Nous comptons les visites de notre site Web public avec Vercel Web Analytics, ainsi qu'au moyen d'un simple décompte qui nous est propre. Ni l'un ni l'autre ne dépose de témoins ni ne vous suit sur d'autres sites. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire.

Où les renseignements sont conservés

Notre site Web est hébergé par Vercel. Sa base de données, hébergée par Supabase au Canada, contient les renseignements de compte et de facturation énumérés ci-dessus, et non des renseignements sur les patients, sauf les copies de l'ancienne version Web décrites ci-dessus. Stripe traite les paiements et Resend achemine nos courriels aux titulaires de compte. Les renseignements traités à l'extérieur du Canada peuvent être consultés par les tribunaux et les autorités du pays où ils sont traités, en vertu des lois de ce pays.

Fournisseurs de services

Chaque fournisseur ne reçoit que ce dont il a besoin pour accomplir sa tâche. Aucun d'eux ne reçoit de renseignements sur les patients de notre part, sauf Supabase, qui conserve les copies de l'ancienne version Web décrites ci-dessus.

• Supabase : hébergement de la base de données, au Canada, pour les renseignements de compte et de facturation (et les copies de l'ancienne version Web décrites ci-dessus)
• Vercel : hébergement du site Web et décompte des visites de notre site Web public
• Stripe : facturation. Stripe traite les données de carte.
• Resend : courriels aux titulaires de compte. Reçoit l'adresse du destinataire et le message.
• Postes Canada et Google Places : remplissage de l'adresse de votre clinique lorsque vous la saisissez à l'inscription. Ils reçoivent ce que vous saisissez pour l'adresse et le nom de la clinique.
• Have I Been Pwned : vérification qu'un nouveau mot de passe ne figure pas parmi les mots de passe divulgués connus. Ce service ne reçoit que les cinq premiers caractères d'une forme brouillée du mot de passe, jamais le mot de passe lui-même.
• Groq : l'aide de l'IA. Groq reçoit les demandes d'aide de l'IA décrites ci-dessus, qui ne contiennent aucun renseignement sur les patients, ainsi que les messages de soutien et les courriels que vous nous envoyez, afin que nous puissions les trier. Il ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles.
• Google : la connexion, si vous choisissez de vous connecter avec Google.
• Slack : la copie, réservée à notre propre équipe, des conversations de soutien, afin que nous puissions répondre rapidement. Slack reçoit vos messages de soutien, dont les renseignements sur les patients ont d'abord été retirés sur votre ordinateur.

Jane, Walnut EMR, Cliniko, Juvonno et Universal Office sont les propres systèmes de votre clinique, que celle-ci choisit de connecter à l'application sur son propre ordinateur. Ce ne sont pas nos fournisseurs, et nous ne recevons pas ce que l'application y lit.

Qui peut voir les renseignements

• Les renseignements de vos patients se trouvent sur l'ordinateur de votre clinique. Nous ne pouvons pas les voir.
• Le personnel de ClinicPilot consulte votre compte, vos diagnostics et vos messages de soutien uniquement pour vous aider, régler un problème, donner suite à une demande ou remplir une obligation légale. Notre zone d'administration exige un mot de passe et un code d'authentification.

Nous ne communiquons des renseignements aux autorités que lorsque la loi l'exige, par exemple en vertu d'une ordonnance judiciaire valide.

Durée de conservation et suppression

Sur votre ordinateur : votre clinique supprime elle-même ses données. La désinstallation de l'application ne les supprime pas. Supprimez le dossier de données de l'application et vos fichiers de sauvegarde pour les effacer.

Sur clinicpilot.net : nous conservons votre compte tant qu'il est ouvert. Vous pouvez nous demander de le fermer à tout moment en écrivant à privacy@clinicpilot.net.

Vos droits

Vous pouvez demander quels renseignements nous détenons à votre sujet, demander qu'ils soient corrigés ou retirer votre consentement. Les titulaires de compte peuvent nous écrire directement, et nous répondons dans un délai de 30 jours. Les patients doivent s'adresser à leur clinique, car c'est la clinique qui détient leur dossier, et non nous.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou du commissaire de votre province, comme le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. Hors du Canada, consultez la page Clinics outside Canada (en anglais) pour connaître vos droits et votre autorité de contrôle.

En cas d'incident

Si des renseignements de compte que nous détenons sont perdus, volés, ou consultés ou utilisés sans autorisation, nous en informons directement les titulaires de compte touchés. Lorsqu'il existe un risque réel de préjudice grave, nous le signalons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Enfants

ClinicPilot est destiné aux cliniques, et non au grand public, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants.

Modifications de la présente politique

Nous publions toute modification ici, avec une nouvelle date. Pour une modification importante, nous envoyons un courriel aux propriétaires de compte avant son entrée en vigueur.

Coordonnées

Notre responsable de la protection des renseignements personnels répond aux questions sur la présente politique et aux demandes concernant vos données : privacy@clinicpilot.net