Votre rendez-vous de 14 h 30 demain vient d'être annulé. Qui appelez-vous?
ClinicPilot classe les patients les plus susceptibles de prendre cette plage et écrit la raison à côté de chaque nom. Votre horaire reste où il est; ClinicPilot donne la liste à la réception, et vous envoyez chaque offre de votre propre téléphone ou courriel.
Une application de bureau pour Mac et Windows. Téléchargez-la, connectez votre logiciel, et elle copie votre horaire sur votre propre ordinateur. Essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit.
- Fonctionne avec Jane
- Fonctionne avec Walnut EMR
- Fonctionne avec Cliniko
- Fonctionne avec Juvonno
- Fonctionne avec Universal Office
- Lecture seule
- Rien n'est réécrit
Exemple : pour jeudi 14 h 30 avec Dr Chen, Ravi Singh, Lena Novak et Omar Haddad descendent dans la liste (déjà un rendez-vous, contactée dans les 7 derniers jours, visite habituelle plus longue que la plage). Jack Kumar arrive premier avec 98, priorité élevée, puis Chloe Gagnon avec 79 et Maya Park avec 58, chacun avec ses raisons.
114 505,58 $
perdus en un an à cause des absences et des annulations faites moins de 24 heures à l'avance, dans une clinique de physiothérapie de Calgary (1 270 rendez-vous sur 6 162 en 2017).
Onigbinde, International Journal of Physiotherapy, 2021. Une clinique, une étude. Lire l'étude
ClinicPilot n'envoie pas de rappels et n'empêche pas les absences. Il aide la réception à remplir le temps une fois qu'il est libre.
Ce que le calendrier ne dit pas à la réception
Chacun de ces cas ressemble à un simple espace blanc dans votre horaire.
Le rendez-vous de 14 h 30 demain a été annulé hier à 21 h 04.
Jane libère le temps et ne prévient personne. ClinicPilot lit vos liens de calendrier toutes les heures, et Synchroniser maintenant récupère les dernières données chaque fois que vous appuyez dessus.
Exemple : le rendez-vous de jeudi 14 h 30 de Nora Lindqvist a été annulé mardi à 21 h 04. À la lecture du mercredi matin, ClinicPilot le marque Annulé et inscrit Plage libérée, 30 minutes, environ 75 $ à risque, une estimation approximative sans prix au dossier.
Le jeudi à 11 h est vide depuis trois semaines.
Personne n'a annulé, alors personne ne l'a remarqué. Remplir les plages affiche chaque plage libre des 14 prochains jours, avec ce que chacune vaut.
Exemple : 3 visites possibles la semaine prochaine, mardi 9 h pour 20 minutes (~50 $), jeudi 11 h pour 30 minutes (~75 $) et vendredi 15 h pour 60 minutes (~150 $). Au total, 1,8 h de temps non réservé et environ 275 $ à risque, une estimation approximative à 2,50 $ la minute.
Toutes les cinq semaines, réglé comme une horloge. Ça fait maintenant neuf semaines.
Le retour attendu est calculé à partir des propres visites de chaque patient, alors un habitué qui s'éloigne apparaît avant d'être parti.
Exemple : Maya Park revient d'habitude tous les 35 jours. Sa dernière visite date du 15 juillet, il y a 63 jours; elle était donc attendue vers le 19 août et apparaît En retard, priorité moyenne, 44 sur 100 : vue il y a 63 jours; 6 visites, patiente régulière.
Venu une fois. Puis plus rien.
Un nouveau patient sans rendez-vous apparaît dans Aujourd'hui avant qu'il ne s'éloigne, avec une plage qui convient à sa visite habituelle lorsqu'il y en a une.
Exemple : Sam Okafor est venu une fois, le 21 août, et n'a rien de réservé. 26 jours plus tard, il apparaît dans Aujourd'hui comme Jamais revenu, priorité moyenne, 47 sur 100 : vu il y a 26 jours, pas encore de rythme régulier; suivi du plan de traitement en attente.
D'autres patients qui s'éloignent
A annulé, a dit qu'il reprendrait rendez-vous, et ne l'a pas fait.
Une annulation récente compte dans le choix des personnes à appeler, et Réactivation a un filtre exactement pour ces patients.
Exemple : Leo Brandt a annulé sa visite du lundi 7 septembre à 9 h et n'a rien de réservé. Le filtre Annulé, jamais reprogrammé l'affiche avec une priorité élevée, 65 sur 100, d'une valeur de 75 $ : à revoir, tous les 35 jours, vu il y a 30 jours; a annulé récemment sans reprendre rendez-vous; 7 visites, patient régulier.
On lui a dit de revenir dans quatre semaines. Personne n'a vérifié.
Cochez Plan de traitement à suivre sur un patient, et Réactivation affiche toutes les personnes à qui on a demandé de revenir, classées, avec les raisons.
Exemple : le filtre Plan de traitement à suivre affiche Dev Patel (64 sur 100), Hana Sato (48 sur 100) et Sam Okafor (47 sur 100), chacun avec un suivi du plan de traitement en attente.
Une liste d'attente rejoint ceux qui l'ont demandé. Ceci rejoint tous les autres.
La liste d'attente de Jane et celle de Cliniko peuvent aussi remplir les annulations, alors servez-vous-en. Celle de Jane avise en même temps tous les patients qui s'y sont inscrits, et le premier à réserver obtient la plage, selon le propre guide de Jane (vérifié en septembre 2026). Une liste d'attente ne voit pas un habitué en retard qui ne s'y est jamais inscrit, ni une plage qui n'a jamais été réservée.
Le guide de la liste d'attente de JaneExemple de clinique
Dans cet exemple, une liste d'attente agit sur les 8. La liste d'appels agit sur les 55.
Pas de boîte noire. Chaque point est une raison affichée à l'écran.
Chaque patient reçoit une note sur 100 pour cette heure précise. Vous pouvez lire pourquoi, être en désaccord et faire une recherche pour ajouter n'importe qui d'autre.
Exemple : Jack Kumar obtient 98 sur 100, priorité élevée, pour jeudi 14 h 30 : aucun rendez-vous à venir, à revoir, voit habituellement ce praticien, suivi du plan de traitement en attente, réserve habituellement le jeudi vers 14 h, et sa réponse aux offres de dernière minute. Des points sont retirés pour un rendez-vous déjà pris, un contact dans les 7 derniers jours, une visite plus longue que la plage, un autre praticien habituel, deux absences ou plus, ou plus d'un an sans visite.
Ce que le classement prend en compte
- À quelle fréquence ce patient revient habituellement, et s'il est dû
- S'il s'agit du praticien qu'il voit habituellement
- Les jours et les heures où il réserve habituellement
- S'il a annulé récemment sans jamais reprendre rendez-vous
- Si un suivi de plan de traitement est en attente
- Comment il a répondu aux offres de dernière minute par le passé
- Si sa visite habituelle entre même dans la plage libre
Vous envoyez l'offre. Le patient réserve chez vous.
ClinicPilot rédige l'offre. Votre clinique l'envoie, à partir de ses propres comptes. Pour les cliniques sur Jane, l'offre contient votre propre lien de réservation Jane, ouvert sur la bonne semaine.
Votre application de courriel
L'offre s'ouvre dans un nouveau courriel, rédigé et adressé. Vous appuyez sur Envoyer.
Votre téléphone
Messages sur un Mac avec un iPhone, ou Mobile connecté sur Windows. Le texto est prêt; vous l'envoyez.
Ouvre une conversation avec le patient, le message déjà rempli.
Ouvrir dans Cliniko
Ouvre le dossier du patient dans Cliniko avec le message copié, pour que vous puissiez le coller dans les textos de Cliniko.
Copier
Copiez le message et envoyez-le comme vous le voulez.
ClinicPilot n'envoie jamais lui-même de texto ni de courriel à un patient et ne l'appelle jamais, et rien ne part tout seul.
Conçu pour la minute entre deux patients
Une seule prochaine étape par carte, et toute personne déjà contactée disparaît des nouvelles cartes.
Six boutons, et vous venez de raccrocher.
Chaque carte affiche une seule prochaine étape. Après l'appel, elle pose une seule question : Comment s'est passé l'appel?
Exemple : la carte de Jack Kumar propose Appeler, Texter le lien de réservation et Déjà appelé. Après l'appel, elle demande Comment s'est passé l'appel?, avec Réservé dans Jane, Pas de réponse, Pas intéressé et Retour. La réception choisit Réservé dans Jane, et la carte indique : Marqué réservé il y a 1 min. Vérification dans Jane.
L'équipe du matin lui a texté. Celle de l'après-midi a failli l'appeler.
Toute personne déjà contactée disparaît des nouvelles cartes et attend sous En attente, avec une ligne qui dit ce qui s'est passé.
Exemple : Lena Novak était sur la liste d'appels pour vendredi 10 h. Elle a reçu un lien de réservation ce matin, alors elle passe sous En attente, et la liste d'appels offre plutôt ce moment à Maya Park.
Dix minutes entre deux patients. Quelle plage d'abord?
La santé de l'horaire montre à quel point demain est réservé et affiche d'abord les plages les plus payantes, chacune avec Trouver des patients.
Exemple : demain est réservé à 82 %, avec 275 $ à risque et de la place pour 3 visites. Les plages sont triées de la plus payante à la moins payante : 11 h à 12 h pour 150 $, puis 15 h 30 à 16 h pour 75 $, puis 9 h à 9 h 20 pour 50 $.
À qui vous pouvez écrire, indiqué sur chaque patient
ClinicPilot montre qui a accepté et qui a refusé. Votre clinique décide et envoie.
Qui a accepté, qui a refusé
D'après votre exportation de patients de Jane, d'après Cliniko, ou selon ce que la réception a noté.
Qui s'est désabonné
Quand un patient répond STOP à votre clinique ou demande à ne plus avoir de vos nouvelles, la réception appuie sur « A dit stop ». ClinicPilot n'annule jamais un désabonnement.
Votre clinique envoie
Votre clinique est responsable du consentement et envoie chaque message à partir de ses propres comptes.
282 patients. Pas un seul numéro de téléphone.
Les liens de calendrier de Jane ne contiennent que les noms et les heures. Exportez votre liste de patients de Jane, importez-la, et les numéros se remplissent sans doublons.
Exemple : 282 patients arrivent du calendrier avec leur nom seulement. L'importation de la liste de patients de Jane remplit leurs numéros de téléphone sans créer de doublons : 0 ajouté, 282 mis à jour.
Remplissez-les, puis voyez ce que fait vraiment la clinique.
Le taux d'occupation, le temps non réservé, les absences et les sommes dues font partie du forfait unique.
Deux horaires qui semblent aussi chargés l'un que l'autre.
Les heures réservées par rapport aux heures prévues, sur les 30 derniers jours, par praticien. Exige le lien des heures de travail de chaque praticien.
Exemple : Dr Chen est réservé à 92 %, 110 heures sur 120 prévues, alors que Dr Ruiz l'est à 54 %, 43 sur 80. La clinique dans son ensemble est à 77 %.
Un espace blanc dans l'horaire, c'est de l'argent que personne n'a compté.
Performance additionne le temps libre des 14 prochains jours, ce que demain a encore à risque et qui vaut un appel cette semaine.
Exemple : 2 310 $ de temps non réservé, de la place pour 27 visites dans les 14 prochains jours selon une estimation approximative, demain réservé à 78 % avec 225 $ encore à risque, et 58 % des patients avec une prochaine visite. Plus grandes occasions : Leo Brandt et Maya Park, 75 $ chacun.
Toujours des annulations? Voici le chiffre.
Les absences et les annulations en proportion des 30 derniers jours, avec une colonne Perdues pour chaque praticien.
Exemple : 23 des 177 visites des 30 derniers jours ont été des absences ou des annulations, soit 13 % (9 absences, 14 annulations). Perdues par praticien : Dr Chen 9, Dr Ruiz 14.
Qui doit de l'argent à la clinique, et depuis combien de temps.
Importez le rapport Accounts Receivable de Jane, et les factures impayées sont regroupées par assureur et classées selon l'âge, à partir de la date du service.
Exemple : 6 420 $ impayés par 4 payeurs. L'assureur A doit le plus, 2 180 $, et sa plus vieille facture date de 94 jours. 960 $ datent de plus de 90 jours. Par âge : 0-30 jours 2 610 $, 31-60 jours 1 830 $, 61-90 jours 1 020 $, 90+ jours 960 $.
Connecté avant votre prochaine annulation
- Téléchargez ClinicPilot pour Mac ou Windows
- Installez-le sur l'ordinateur principal de votre clinique
- Connectez votre logiciel
- ClinicPilot lit votre horaire
En lecture seule, sur votre propre ordinateur. Rien n'est réécrit.
- Jane
- Collez le lien de calendrier de chaque praticien. Importez votre liste de patients de Jane pour les numéros de téléphone, les courriels et le consentement.
- Walnut EMR
- Collez le lien de calendrier de chaque horaire. Walnut EMR n'a pas de flux des heures de travail, alors vous entrez les heures de chaque praticien une seule fois.
- Cliniko
- Collez une clé d'API créée dans Cliniko.
- Juvonno
- Collez une clé d'API créée dans Juvonno.
- Universal Office
- Installez un petit agent sur le serveur du bureau, et ClinicPilot lit l'horaire par son intermédiaire.
Exemple : six liens de calendrier collés dans n'importe quel ordre sont associés à trois praticiens, synchronisés et résumés : 214 rendez-vous, 118 quarts de travail et 23 plages libres.
Ce qu'il advient des renseignements de vos patients
Ils restent sur l'ordinateur de votre clinique. ClinicPilot ne les reçoit jamais.
Seules ces choses parviennent à ClinicPilot
- Une vérification de licence, une fois par jour
- Le code à usage unique qui associe un ordinateur à votre compte
- Les diagnostics, seulement si vous choisissez de les envoyer après les avoir vus
- Les messages au soutien, d'où les noms, numéros de téléphone et courriels des patients sont retirés au préalable
Une sauvegarde chiffrée est faite sur votre ordinateur chaque nuit.
Les notes cliniques n'entrent jamais.
Le champ des notes est retiré dès qu'un flux est lu, avant que quoi que ce soit soit enregistré, et un test automatisé le vérifie. Les liens de flux sont enregistrés chiffrés.
Exemple : un événement de calendrier arrive avec une note clinique. La note est retirée avant l'enregistrement de l'événement, et le lien du flux lui-même est enregistré chiffré.
Tarifs
Un seul forfait, par clinique. Le même montant dans votre propre devise : dollars américains, canadiens, australiens ou néo-zélandais, livres sterling ou euros.
ClinicPilot
Essai gratuit de 14 joursTout, dans un seul forfait.
- Chaque personne de plus à la réception : 14,99 $ par mois, plus taxes
- Chaque emplacement de plus : 14,99 $ par mois, plus taxes
- Horaire lu toutes les heures, plus Synchroniser maintenant Voir
- Chaque plage libre, avec ce qu'elle vaut Voir
- À qui offrir chaque plage libre, par ordre de priorité, avec les raisons Voir
- Liste de relance de tous ceux qui n'ont pas de prochaine visite Voir
- État de l'horaire Voir
- Prix tirés de vos rapports
- Taux d'occupation, absences et capacité non réservée Voir
- Sommes dues, d'après vos rapports importés Voir
- Patients assurés
- Consentement indiqué sur chaque patient
- Sauvegardes chiffrées chaque nuit
Essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit
14,99 $ par mois pour chaque personne de plus à la réception ou chaque emplacement de plus, plus taxes; chaque emplacement utilise ClinicPilot sur son propre ordinateur, relié à un seul compte. Essayez tout gratuitement pendant 14 jours, sans carte de crédit.
Les questions que les cliniques posent en premier
- Devons-nous quitter Jane, ou notre logiciel actuel?
- Non. Votre logiciel continue de gérer les réservations, les dossiers, la facturation et les assurances. ClinicPilot se place à côté et montre ce que l'horaire ne montre pas.
- Avec quels logiciels fonctionne-t-il?
- Jane et Walnut EMR grâce à leurs liens de calendrier, Cliniko et Juvonno grâce à une clé d'API, et Universal Office grâce à un petit agent installé sur le serveur de votre bureau.
- Est-ce que ça change quelque chose dans notre logiciel?
- Non. ClinicPilot ne fait que lire. Il ne réserve, n'annule et n'écrit jamais rien dans Jane, Walnut EMR, Cliniko, Juvonno ou Universal Office.
- ClinicPilot voit-il les renseignements de nos patients?
- Non. Les patients, les rendez-vous et les rapports restent sur l'ordinateur de votre clinique. Seules quatre choses parviennent à ClinicPilot : une vérification de licence une fois par jour, le code à usage unique qui associe un ordinateur à votre compte, les diagnostics que vous choisissez d'envoyer après les avoir vus, et les messages au soutien, d'où les noms, numéros de téléphone et courriels des patients sont retirés au préalable.
- ClinicPilot envoie-t-il des textos ou des courriels à nos patients, ou les appelle-t-il?
- Jamais. Il montre à qui offrir une plage et rédige le message. Votre clinique l'envoie.
- Comment la réception envoie-t-elle une offre?
- De votre propre application de courriel, de votre propre téléphone (Messages sur un Mac avec un iPhone, Mobile connecté sur Windows), par WhatsApp, par les textos de Cliniko grâce à Ouvrir dans Cliniko, ou en copiant le message. Pour les cliniques sur Jane, l'offre contient votre propre lien de réservation Jane, ouvert sur la bonne semaine.
- Et le consentement?
- ClinicPilot montre qui a accepté, qui a refusé et qui s'est désabonné, d'après votre exportation de patients de Jane, d'après Cliniko, ou selon ce que la réception a noté. Quand un patient répond STOP à votre clinique ou demande à ne plus avoir de vos nouvelles, la réception appuie sur « A dit stop ». Il n'annule jamais un désabonnement. Votre clinique est responsable du consentement et de le respecter, et c'est votre clinique qui envoie les messages.
- Sur Jane, d'où viennent les numéros de téléphone?
- Les liens de calendrier de Jane ne contiennent que les noms et les heures. Exportez votre liste de patients de Jane en CSV ou en Excel et importez-la; le prénom, le nom, le téléphone et le courriel sont lus tels quels.
- Peut-on se fier au classement?
- Chaque note s'accompagne de ses raisons, à l'écran. Vous pouvez lire pourquoi, être en désaccord et faire une recherche pour ajouter n'importe qui d'autre.
- L'horaire est-il à jour?
- ClinicPilot lit votre horaire toutes les heures pendant qu'il est ouvert, et Synchroniser maintenant récupère les dernières données chaque fois que vous appuyez dessus.
- Nos données sont-elles sauvegardées?
- ClinicPilot fait une sauvegarde chiffrée sur votre ordinateur chaque nuit.
- Pouvons-nous récupérer nos données, ou les supprimer?
- Vos données sont sur votre ordinateur. Exportez-les à partir du menu Aide. Pour les supprimer, désinstallez ClinicPilot et supprimez son dossier de données et ses fichiers de sauvegarde.
- Nous avons plus d'un emplacement.
- Chaque emplacement utilise ClinicPilot sur son propre ordinateur, relié à un seul compte. Chaque emplacement de plus coûte 14,99 $ par mois, plus taxes.
- Faut-il une carte de crédit pour l'essayer?
- Non. L'essai dure 14 jours et il est gratuit, sans carte de crédit.
- Faites-vous partie de Jane ou des autres logiciels?
- Non. ClinicPilot n'est pas affilié à Jane, Walnut EMR, Cliniko, Juvonno ou Antibex (Universal Office).
Repérez les rendez-vous vides de demain avant demain
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